Une activité soutenue et un carnet de commandes bien rempli ne suffisent pas toujours à garantir une trésorerie saine. Les difficultés apparaissent souvent progressivement, à cause de factures envoyées trop tard, de relances oubliées, de charges mal anticipées ou d’un manque de visibilité sur les flux financiers. Dans cet article, découvrez les causes les plus fréquentes de ces tensions et les bonnes pratiques à mettre en place pour mieux les prévenir. 

Ces difficultés sont fréquentes (et même normales)

On pense souvent que quand une entreprise rencontre des difficultés de trésorerie, c’est parce qu’elle manque de clients ou que son activité a ralenti. Mais la réalité est souvent bien différente.

J’accompagne de nombreuses petites entreprises qui ont une charge de travail importante, des carnets de commandes bien remplis et qui développent leur clientèle de manière continue. Mais malgré cela, elles peuvent se retrouver, à certains moments, avec un compte en banque qui diminue de manière significative. Ce qui les contraint souvent à devoir repousser certaines dépenses, attendre le paiement des factures pour régler des fournisseurs ou commencer à s’inquiéter de l’approche des échéances sociales et fiscales.

Ces soucis de trésorerie concernent la majorité des indépendants et PME, peu importe le secteur d’activité. Les chefs d’entreprise sont bien souvent trop absorbés par leur activité : priorité donnée aux clients, chantiers, prestations et développement commercial. Souvent, l‘administratif est mis de côté, jusqu’au moment où la situation devient plus compliquée, voire critique.

Pouvoir garder une trésorerie saine est un exercice d’équilibre fragile. La plupart du temps, les difficultés n’arrivent pas du jour au lendemain, mais progressivement, au fil de multiples déséquilibres dans la gestion administrative quotidienne.

Que cachent réellement ces difficultés de gestion ?

Si l’argent diminue alors que l’activité tourne correctement, cela révèle plusieurs dysfonctionnements dans l’organisation quotidienne :

• Le décalage de facturation : les dirigeants ont beaucoup à faire et ont souvent un timing fort serré, qui leur fait postposer l’envoi de leurs factures.
• L’oubli (ou la peur) de relancer les clients : devoir relancer des clients, par mail ou téléphone, est une situation assez inconfortable. La plupart des chefs d’entreprises n’y accordent pas suffisamment d’importance, ou préfèrent reporter cette tâche.
• Le manque de visibilité en temps réel sur les flux financiers : la majorité des PME ou des petits indépendants n’ont pas de tableau de bord, qui leur permettrait de savoir, dans les mois qui viennent, à quels frais ils vont devoir faire face. Notamment en matière de TVA, de cotisations sociales et d’impôts. Ils pilotent leur entreprise au jour le jour en regardant, au moment de faire les paiements, le solde du compte en banque à l’instant T, ce qui peut être parfois trompeur. 
• Des investissements ou des charges trop importants : un investissement important, comme l’achat d’un véhicule ou de matériel, un recrutement, etc. peuvent avoir un impact conséquent sur la trésorerie d’une entreprise. Si les charges deviennent trop élevées par rapport au niveau de l’activité, inévitablement, les flux de trésorerie se réduisent et les entreprises peuvent traverser une période délicate, si la croissance n’est pas suffisamment financée.
• Une rentabilité insuffisante : je vois souvent des chefs d’entreprises qui ne savent pas réellement comment calculer leur rentabilité. Ils avancent un peu à vue d’œil et finissent par travailler sans véritablement gagner de l’argent. En cause, des tarifs trop bas, des marges insuffisantes, ou encore, des coûts mal maîtrisés. Tout cela peut générer un chiffre d’affaires réduit ou qui ne laisse pas assez de marge pour garder une trésorerie suffisante. Dans ce cas, ce n’est pas un problème de volume d’activité, mais de rentabilité.

Chacun de ces éléments peut rapidement fragiliser l’équilibre financier d’une entreprise.

Heureusement, la mise en place de petites corrections ou actions, peut amener davantage de structure dans la gestion d’une entreprise et lui permettre de redresser rapidement la situation.

Comment éviter ces écueils à l’avenir ?

Il ne s’agit pas de tout révolutionner, mais de mettre en place des bonnes pratiques. Quelques minutes ou heures de suivi hebdomadaire permettent souvent d’éviter plusieurs heures de gestion dans l’urgence.

• Facturer au jour et jour et réduire au maximum l’échéance de paiement : il ne faut pas attendre la fin du mois ou d’avoir un peu plus de temps. Un travail qui est terminé doit être facturé immédiatement. Pareil en ce qui concerne les délais de paiement. Au lieu d’un délai de 30 jours, date de réception de facture, une entreprise peut demander un délai de paiement de 7 jours. Au plus vite on facture, au vite l’entreprise est payée.
• Demander des acomptes systématiques : lorsque l’exécution d’un travail demande davantage de temps, il est important de facturer des états d’avancements de manière régulière.
• Automatiser et planifier les relances : l’idéal est de pouvoir fixer un jour spécifique dans la semaine, pour réaliser le pointage des paiements, vérifier ce qui a été reçu, ce qu’il reste à recevoir, … et envoyer des rappels cordiaux mais fermes à sa clientèle.
• Anticiper les charges : il est important et très utile d’avoir un tableau de bord avec les charges mensuelles, pour ne pas être pris de court quant à ce qu’il faut anticiper.

Quand demander de l’aide ?

Avoir une collaboration externe permet de remettre de l’ordre dans les documents, de structurer le classement, de fluidifier le suivi administratif, de mieux coordonner la facturation, la préparation des pièces comptables, l’envoi des rappels et de redonner davantage de temps et de visibilité au dirigeant.

Son rôle est de faire tourner son activité et non pas de passer des heures à courir après des factures, ou à relancer des impayés, ce qui est souvent une source de stress, de charge mentale et de procrastination.

Les difficultés de trésorerie ne sont pas une fatalité, elles sont souvent le résultat d’une accumulation de petits dysfonctionnements administratifs et organisationnels.

La santé des entreprises dépend de leur trésorerie, mais leur trésorerie dépend de leur organisation.